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Backup que funciona de verdade: a regra 3-2-1 para pequenas empresas
Quase toda pequena empresa diz que tem backup. Pouquíssimas já tentaram recuperar os arquivos a partir dele. E é justamente na hora de recuperar que se descobre se o backup existe mesmo.
Por que o backup falha justamente quando você precisa
Nos atendimentos, os mesmos problemas aparecem de novo e de novo:
- O HD externo fica sempre conectado. Quando um ransomware ataca, ele criptografa tudo o que encontra, inclusive o HD do backup. Você perde o original e a cópia no mesmo minuto.
- Sincronizar não é fazer backup. OneDrive, Google Drive e Dropbox espelham o que acontece no computador. Se um arquivo é apagado ou criptografado, a nuvem recebe a mesma alteração. O histórico de versões ajuda, mas tem limite de tempo e não foi feito para recuperar a empresa inteira.
- O backup parou e ninguém percebeu. Disco cheio, senha alterada, computador desligado à noite. A rotina falha em silêncio e só se descobre meses depois.
- Ninguém nunca testou. O arquivo está lá, mas corrompido, incompleto ou numa versão que nenhum programa abre mais.
A regra 3-2-1
É o padrão usado por profissionais de infraestrutura há anos, justamente porque é simples:
- 3 cópias dos dados: o original e mais duas.
- 2 tipos de armazenamento diferentes, por exemplo um servidor de arquivos e um serviço de nuvem. Assim, uma única falha de equipamento não leva tudo.
- 1 cópia fora da empresa. Incêndio, alagamento e roubo não escolhem qual computador levar.
Hoje, com o ransomware, vale acrescentar mais dois números, formando a regra 3-2-1-1-0: 1 cópia desconectada ou imutável, que nenhum vírus consegue alterar, e 0 erros no teste de restauração.
Como fica na prática, numa empresa de 5 a 20 computadores
- Centralize os arquivos. Documentos importantes não podem morar só na área de trabalho de cada funcionário. Use um servidor de arquivos, um NAS ou o armazenamento corporativo do Microsoft 365 ou do Google Workspace.
- Automatize a cópia diária desse local central para um segundo destino, como um NAS ou HD dedicado ao backup, que não fica acessível como pasta comum na rede.
- Mande uma cópia para fora, num serviço de backup em nuvem com versionamento e retenção de pelo menos 30 dias. Assim dá para voltar a uma data anterior ao problema.
- Não esqueça o e-mail. Microsoft e Google cuidam da infraestrutura, mas mensagens apagadas por engano ou por um invasor ficam na lixeira por tempo limitado. Um backup próprio das caixas de e-mail fecha essa lacuna.
- Monitore. Configure alertas para quando um backup falhar. Backup que falha em silêncio é o mesmo que não ter backup.
- Teste todo mês. Escolha uma pasta ou arquivo e restaure de verdade. Anote a data e o resultado.
Checklist rápido
Responda com sinceridade:
- Se o servidor ou o computador principal parasse hoje, em quanto tempo a empresa voltaria a trabalhar?
- Existe uma cópia que um vírus na rede não consegue alcançar?
- Existe uma cópia fora do escritório?
- Quando foi a última vez que alguém restaurou um arquivo do backup?
- Os e-mails da empresa estão incluídos?
Se alguma resposta foi "não sei", o seu backup ainda não é confiável. A boa notícia é que corrigir costuma ser mais simples e barato do que parece.